¿Qué es una asamblea ordinaria de copropietarios?
- Equipo de Admilagos
- 24 sept
- 5 Min. de lectura
Las asambleas de copropietarios son fundamentales para una gestión transparente y eficiente, permitiendo a la comunidad conocer los avances, resolver inquietudes y participar activamente en la toma de decisiones. Además de informar sobre la administración y los logros alcanzados, estas instancias fortalecen la confianza y la colaboración entre los copropietarios, el comité y la administración.
I. ¿QUE ES UNA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS?
Las asambleas en palabras simples son una reunión de accionistas, pero en este caso, los accionistas pasan a ser los copropietarios o dueños de propiedad en el condominio. Podríamos decir que cada uno es dueño de acciones (bienes de dominio común) en la comunidad.
Las asambleas presenciales se realizan normalmente en la sala de reuniones del condominio, o en algún otro recinto donde se pueda albergar a la comunidad, como una sede o un salón externo. Por lo general, cuando el condominio no cuenta con un salón propio, es el administrador quien debe gestionar el arriendo del lugar.
Por otro lado, las asambleas telemáticas o virtuales se pueden realizar en cualquier plataforma digital. Eso sí, asegúrate que la plataforma que utilices soporte la conexión simultanea de todos los copropietarios que puedan asistir. También recomendamos dejar grabada dicha asamblea, ya que este es el respaldo que tiene el administrador ante cualquier duda sobre los acuerdos adoptados en dicha sesión.
II. CONVOCATORIA
Esta reunión debe ser convocada por el presidente del comité a lo menos 1 vez al año o por el administrador del condominio idealmente cada 6 meses. Y se debe citar a todos los copropietarios o representantes de la comunidad.
La notificación puede ser a través de carta certificada dirigida al domicilio o bien al e-mail que tiene incorporado el copropietario en el registro interno que mantiene bajo custodia el administrador. Adicionalmente se recomienda dejar un aviso impreso en lugares de alto tráfico o que sean visibles para todos como: ascensores, acceso a edificios o conserjería.
En la carta de notificación se recomienda ingresar:
Los datos de quien cita a la reunión: que puede ser el comité por medio de su presidente, el administrador o ambos.
La fecha, hora y lugar de donde se realizará la reunión, se debe especificar si la convocatoria será presencial o telemática.
En el caso de reuniones presenciales se debe ingresar la dirección formal de la convocatoria y en el caso de asambleas telemáticas ser bien claro con la plataforma a utilizar y el enlace (o link) de la reunión.
Y por último especificar la: Tabla o lista de temas a tratar.
A continuación, te dejamos un formato citación a asambleas que te puede servir como referencia:
Para la notificación de esta asamblea se debe respetar una antelación mínima y máxima según la ley. No puede ser convocadas con menos de 5 días de anticipación y tampoco se debe sobrepasar los 15 días de antelación.
Con estos plazos se busca que los copropietarios tengan el tiempo suficiente para poder programarse y asistir a la reunión, pero que no sea un tiempo demasiado extendido. (La idea es que no se olviden de la convocatoria).
A continuación, te dejamos una línea de tiempo que puede servir como ayudamemorias para programar tus asambleas:
III. QUORUM
Estas son las asambleas más comunes. En este tipo de reuniones, se requiere al menos un 33% de los derechos del condominio presentes ese mismo día y para llegar a acuerdos en votación se requiere que el 50% + 1 de los asistentes voten por una misma materia. No necesitan notario y siempre son factibles de discutir.
Ojo, estas asambleas se deben realizar por lo menos 1 vez al año.
Temas para tratar en una asamblea ordinaria:
Materia (tema a tratar) | Quórums | ||
Para iniciar | Votación | En escritura | |
Designación, reelección o renuncia de los miembros del comité. | 33% (dc) | 50% + 1 (da) | 16,5% + 1 (dc) |
Rendición de cuentas por parte del administrador y aprobación del balance. | 33% (dc) | 50% + 1 (da) | 16,5% + 1 (dc) |
Designación o remoción del administrador o subadministrador. | 33% (dc) | 50% + 1 (da) | 16,5% + 1 (dc) |
Término anticipado de la póliza de seguro del condominio. | 33% (dc) | 50% + 1 (da) | 16,5% + 1 (dc) |
*dc= Derechos del condominio *da= Derecho de los asistentes
Pregunta seria… ¿Qué sucede si no se alcanza el quórum?
En caso de que no se logre reunir el quórum necesario para sesionar o adoptar acuerdos, el administrador o cualquier copropietario podrá informar al juez, conforme a lo establecido en el Artículo 44 de la Ley 21.442, con el fin de adoptar las medidas correspondientes.
IV. VOTACIÓN Y ACUERDOS
Una vez expuesto los temas, se procede a votar. La votación es a mano alzada (en reuniones presenciales) Y en el caso de asambleas telemáticas se recomienda dejar registro grabado e idealmente obtener respuesta individualizada de cada copropietario asistente a la reunión.
Cada copropietario tendrá solo un voto, proporcional a sus derechos en los bienes de dominio común. Y los acuerdos podrán ser adoptados con el quórum correspondiente al tipo de asamblea.
A continuación, te dejamos un ejemplo de votación en asamblea ordinaria:
Supongamos que una comunidad tiene 100 casas o departamentos y cada unidad representa el 1% de dominio común según la tabla de prorrateo, entonces se necesitan mínimo 33 copropietarios presentes para recién iniciar la reunión. Y para llegar a acuerdos en votación, se requiere a lo menos el 50% + 1 de los derechos de los asistentes ese día, que en este caso serian 18 personas (ya que cada uno representa el 1% de participación).
Los acuerdos que se hayan adoptado en la asamblea y que respeten las mayorías exigidas por la ley y el reglamento de copropiedad, obligan a todos los copropietarios, sea que hayan asistido o no a la sesión y aun cuando no hayan efectuado un voto favorable a una determinada materia. Es decir, ¡Lo que vota la mayoría, gana!
Una vez realizada la votación, se procede a dejar registro en acta sobre todos los acuerdos adoptados y dar continuidad a los demás temas de interés. También se recomienda que el presidente del comité o el administrador den la palabra a la asamblea (que son los copropietarios presentes) la idea es escuchar y entender a la comunidad.
Aquí un tip: También las votaciones se pueden realizar por escrito una vez terminada la asamblea, por ejemplo, solicitando confirmación por correo electrónico a cada copropietario, o dejando consulta escrita físicamente en cada unidad. Esta puede ser una breve carta exponiendo la consulta y dando la opción de voto.
V. PROCESO DE ESCRITURA PÚBLICA
Terminada la asamblea, es el administrador quien debe gestionar los trámites necesarios para hacer legal el acta. Esto implica redactar de manera formal y de acuerdo con la ley el documento. Dejando estipulado todos los acuerdos emanados de dicha reunión y posteriormente tramitar la reducción del documento a escritura pública en notaría.
Y finalmente la notaría le entregará al administrador una copia digital del documento junto un código de verificación.
IMPORTANTE: Recuerda que para la solicitud de reducción a escritura pública (de cualquier tipo de asamblea) se debe llevar el libro de actas del condominio, con el documento impreso, por lo cual recomendamos llevar el libro de actas al momento de hacer el trámite en notaría.
V. LO MÁS IMPORTANTE
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